Organizarea este raspunsul cand vine vorba de eficientizarea activitatilor in cadrul companiei dumneavoastra. Ca si manager al unei companii trebuie sa aveti o privire de ansamblu asupra activitatilor desfasurate de echipa dumenavoastra, fie ca este vorba de echipa de vanzari, marketing, financiar, sau oricare alta.


organizare echipa cu CRM


Organizarea eficienta a echipei prin intermediul sistemului CRM vine la pachet cu:

1. O buna organizare a informatiilor

Echipa dumneavoastra devine eficienta odata cu acuratetea informatiilor de care dispune.

Cum ar putea urmari acestia intregul proces daca informatiile nu sunt actualizate, nu sunt pastrate intr-un singur loc si nu au o ordine cronologica? In astfel de situatii, acestia ar deveni debusolati si ar trebui sa reia tot procesul pentru a deslusi detaliile mentionate si a afla care este statusul potentialilor Clienti sau al Clientilor existenti.

Cum va ajuta CRM sa aveti o buna organizare a informatiilor?

In primul rand, toate informatiile vor fi stocate intr-o platforma online si vor putea fi accesate cu usurinta doar de echipa dumneavoastra.

Cand spunem informatii, ne referim la:

  • Documente: contracte, anexe, modificari, facturi, cereri, etc.
  • Date de contact a companiilor si a persoanelor de contact din cadrul companiei.
  • Detaliile aflate in urma discutiilor telefonice.
  • Atat email-urile trimise, cat si cele primite sunt stocate in cadrul sistemului datorita functionalitatii de integrare a email-ului cu sistemul CRM.
  • Informatii legate de lead-uri „Calificate” sau „Oportunitati”, si lead-urile „Descalificate”

Ramanand la capitolul „Prospecti”, angajatii dumneavoastra vor putea urmari indeaproape informatiile si vor putea identifica statusul acestora.

2. Comunicarea eficienta in cadrul departamentelor

Cand vorbim de eficientizarea comunicarii in cadrul departamentelor, trebuie sa luam in calcul 3 aspecte legate de: echipele care isi desfasoara activitatea la birou, echipele de pe teren, cat si echipa de management. Pentru a eficientiza comunicarea in cadrul acestora, sistemul CRM va va ajuta sa fluidizati fluxul informatiilor in functie de fiecare situatie.

In mod normal, schimbul de informatii intre departamente se realizeaza pe baza sedintelor periodice in cadrul carora urmariti etapa de follow-up, fiind discutate aspecte legate de ce s-a facut, ce rezultate ati obtinut si ce urmeaza sa faceti.

Insa v-ati gandit cat timp este alocat unor astfel de sedinte periodice si ca exista posibilitatea ca o parte din angajatii dumneavoastra sa nu fie pregatiti in momentul respectiv? De ce? Ganditi-va ca aveti o echipa de 10 membri cu care stabiliti periodic sedinte. Cat timp alocati sedintelor? Sunt angajatii dumneavoastra implicati în totalitate pe durata discutiilor?

In urma unui studiu realizat de Wolf Management Consultants a fost demonstrat ca 50% din timpul unei sedinte este neproductiv, nefolositor din cauza lipsei unui plan referitor la subiectele discutate. Pe de alta parte, facand trimitere la activitatile desfasurate in cadrul unei sedinte, CBS News a demonstrat pe baza datelor statistice, ca majoritatea oamenilor obisnuiesc sa intreprinda alte activitati pe durata unei intalnirilor, activitati care nu au legatura cu munca desfasurata.

3. Prioritizarea task-urilor si activitatilor

Cum impartiti activitatile in cadrul echipei dumneavoastra? Planificarea activitatilor se face pe baza unui calendar prestabilit, in cadrul caruia, fiecare echipa isi stabileste setul de activitati pentru perioada respectiva.

Puneti-va in situatia in care ati castigat un proiect de mari dimensiuni. Pentru a-l putea duce la bun sfarsit si sa aveti rezultatele dorite, trebuie sa il segmentati astfel incat sa aveti un set de task-uri precise in cadrul fiecarui departament.

Insa cum tineti evidenta task-urilor realizate, a rezultatelor obtinute pana in momentul respectiv si cum stabiliti ce etape urmeaza a fi parcurse?

Cum se desfasoara acest proces pe baza sistemului CRM?

Sa luam drept exemplu momentul in care echipa noastra a castigat un proiect important, care a necesitat multa atentie din partea tuturor departamentelor, iar volumul de munca fiind unul colosal. In momentul respectiv, grija noastra a fost legata de sincronizarea membrilor echipei si incadrarea in deadline-ul stabilit.

Si am luat-o de la 0. Primul pas a fost sa segmentam proiectul, sa prioritizam activitatile si sa le distribuim pe departamente, ca ulterior sa putem analiza rapoartele de activitate si sa stim ce aspecte sa imbunatatim. Pentru a realiza toate aceste etape, ne-a fost de mare ajutor Zimplu CRM, in cadrul caruia am tinut evidenta tuturor activitatilor.

Cum ne-a ajutat sa alocam task-urile si sa prioritizam activitatile?

  • am planificat activitatile pe baza unui singur calendar la care au avut acces toate departamentele;
  • am obtinut rapoarte automate despre activitatile desfasurate, astfel putand identifica care au fost cele mai eficiente si care ar trebui modificate;
  • o parte din activitatile administrative se realizau automat, activitati care in mod normal presupuneau alocarea a mai bine din 50% din timpul angajatilor;
  • sistemul ne-a ajutat sa tinem echipa motivata si organizata, ajutandu-ne sa scapam angajatii de procastinare;
  • ne-a ajutat sa impartim task-urile astfel incat niciun din angajati sa nu fie suprasolicitat.

4. Realizati un plan pe care sa il urmeze intreaga echipa

Odata ce echipa dumneavoastra urmeaza acelasi plan de activitati stabilite in cadrul aceluiasi calendar, va va fi mult mai usor sa aveti o evidenta a task-urilor stabilite pe departamente si sa urmariti daca deadlline-urile setate au fost respectate.

Dupa cum bine stiti, atunci cand lucrati in cadrul unui proiect de mari dimensiuni, comunicarea intre departamente influenteaza durata procesului si automat, gradul de satisfactie a Clientului.

A fost demonstrat faptul ca o companie care dispune de un Sistem CRM in momentul abordarii unui potetial client, dispune si de sanse mai mari in a concretiza colaborarea, sanse cu pana la 20-40%, comparativ cu firmele care nu foloseste un astfel de sistem. De ce? Procesul se va desfasura mult mai repede, echipa folosind acelasi plan si stiind in ce moment trebuie sa abordeze clientul si ce sa discute.


 

CREATI CONT GRATUIT


zimplu Logo h 70

Zimplu este o solutie CRM intuitiva, utilizata in departamentele de vanzari, marketing si suport pentru clienti.

 

linkedin-icon-32  youtube-icon-32   twitter-icon-32  google-plus-icon-32  facebook-icon-32

enigmaright

Enigma este o solutie software care va ofera o perspectiva de ansamblu asupra modului in care angajatii folosesc computerele la locul de munca.

 

linkedin-icon-32  twitter-icon-32  google-plus-icon-32  facebook-icon-32
Go to top