Daca se intampla ca angajatii dumneavoastra sa nu fie productivi la locul de munca, poate problema care sta la baza acestei situatii nu are legatura doar cu modul de lucru si comportamentul acestora in timpul programului, ci mai degraba si cu felul in care strategia de management este abordata de catre companie.

Insa, de ce ar trebui sa tina cont managerii din punct de vedere al abordarii strategiei de management pentru a evita scaderea productivitatii angajatilor?


 

Enigma Aplicatie


 

1. Asigurati-va ca aveti o strategie de management bine pusa la punct!

In prima faza, companiile urmaresc implementarea directa a unui sistem de monitorizare prin intermediul caruia sa tina sub control activitatea angajatilor, insa omit etapa in care trebuie sa identifice exact ceea ce sta in spatele acestei probleme si faptul ca ar putea avea radacini la nivel de conducere.

In studiile realizate in randul diferitor companii, este clar demonstrat faptul ca managementul si cultura companiei reprezinta sistemul care sta la baza acesteia. Conducerea trebuie sa mentina bazele unei inalte culturi a organizatiei prin gasirea diferitelor modalitati de a-si motiva angajatii si de a investi in dezvoltarea acestora. Spre exemplu, un studiu realizat in randul managerilor unei banci, a aratat ca participarea acestora la training-uri de leadership a condus la cresterea cu 20% a creditelor realizate si cu 47% in randul imprumuturilor personale.

2. Acordati-le atentie si motivati-va angajatii!

Lipsa unei bune organizari are efecte si asupra angajatilor, punandu-i in ipostaza de a se simti inutili si de a crede ca munca lor este doar o „rotita” nesemnificativa in intregul proces derulat. In alta ordine de idei, managerii trebuie sa le acorde o atentie sporita acestora si sa incerce sa ii motiveze prin tactici precum oferirea recompenselor financiare si morale, motivarea prin abordarea unui spirit competitiv „sanatos” in cadrul echipei.

Potrivit unui studiu realizat in America, „Five-Factor Model of Personality and Job Satisfaction: A Meta-Analysis”, in cadrul caruia au participat 25.000 de angajati, au fost analizati factori care duc la cresterea sau scaderea motivatiei la locul de munca, factori precum personalitatea angajatilor sau partea financiara de care beneficiaza acestia.

In urma studiului, s-au obtinut date potrivit carora, personalitatea angajatilor influenteaza in procent de 40% gradul de satisfactie la locul de munca, cu cat persoanele sunt mai stabile emotional, extrovertite, agreabile si constiincioase, cu atat tind sa le placa mai mult ceea ce fac. Insa, cea mai mare cauza care determina lipsa motivatiei este managementul, care influenteaza de asemenea si personalitatea angajatilor. S-a demonstrat in acelasi timp, faptul ca motivarea angajatilor difera de la persoana la persoana si ca managerii trebuie sa-i motiveze pe baza a ceea ce ei au nevoie.

3. Organizati activitatile astfel incat sa preveniti aparitia stresului in cadrul echipei!

Managerii trebuie sa organizeze task-urile si activitatile astfel incat sa evite aparitia stresului, care ar putea cauza scaderea productivitatii in randul angajatilor. Ceea ce trebuie luat in calcul, sunt aspecte legate de respectarea deadline-urilor si cerintelor primite din partea clientilor, distribuirea sarcinilor in asa fel incat sa se evite suprasolicitarea unora dintre angajati.

4. Implicati-va angajatii in activitati pentru care sa fie responsabili si care sa le ofere incredere in fortele proprii!

Increderea angajatilor in fortele proprii creste si ii motiveaza de a duce la bun sfarsit task-urile, in momentul in care acestora le este oferita o privire de ansamblu asupra activitatilor desfasurate si a performantelor, si nu in ultimul rand, posibilitatea de a fi implicati in proiecte importante. De aceea, este indicat ca managerii sa valorifice aptitudinile si abilitatile angajatilor prin a le oferi posibilitatea sa contribuie la luarea unor decizii majore pentru companie.

In studiu Q12 realizat de Gallup, o companie de consultanta din America, s-a descoperit ca ceea ce este vital pentru obtinerea performantelor din partea angajatilor este claritatea asteptarilor pe care le au managerii din partea acestora si oferirea informatiilor necesare pentru a intelege responsabilitatile stabilite. Astfel, angajatii au nevoie mai mult decat de o descriere a jobului, plina de reguli. Pentru a fi un bun manager, acesta nu trebuie sa aiba doar asteptari din partea angajatilor, ci mai degraba sa mentina o legatura stransa cu ei, sa discute despre implicarea lor in intregul proces.

Daca ar fi sa ducem discutia in directia opusa si sa punem problema din perspectiva angajatilor, abordand acelasi subiect legat de productivitatea si comportamentul acestora la locul de munca, ar trebui sa luam in calcul urmatoarele aspecte:

1. Focusati-va pe ceea ce aveti de facut!

Este adevarat ca productivitatea la locul de munca nu poate fi intotdeauna la cote maxime, insa, managerii companiilor si departamentelor au constat faptul ca randamentul in randul angajatilor scade si in momentul in care apar obiceiuri ce ar putea distrage atentia de la activitatile desfasurate, ingreunand astfel intregul flux de lucru. Ceea ce duce la buna finalizare a unui proiect este atentia pe care acestia o acorda task-urile si seriozitatea cu care le trateaza.

Facand referire la aceste aspecte, este important ca angajatii sa nu se lase distrasi de activitatile din jur, precum conectarea permanenta la retelele de socializare, discutiile lungi cu ceilalti colegi, apeluri primite care nu au o importanta majora. Luarea in calcul a celor prezentate anterior, ii va ajuta sa isi finalizeze sarcinile in timp util si sa evite stresul pe care l-ar putea cauza nerespectarea acestora.

Informatiile obtinute pana in prezent pe baza acestui subiect, arata faptul ca din timpul petrecut la locul de munca, in medie, un angajat lucreaza aproximativ 4-5 ore, restul timpului fiind alocat altor activitati precum: retelele de socializare in procent de 48%, socializarea cu colegii 33%, activitati in scop personal 49%, iar 15% din timp este alocat pauzelor.

Activitati birou

2. Prioritizati-va activitatile, astfel va veti usura munca!

Cand vine vorba de prioritizarea activitatilor in functie de importanta lor, angajatii tind de obicei sa evite pe cat posibil realizarea celor de o dificultate ridicata si incep cu lucrurile usor de realizat. Ideal ar fi ca in fiecare zi sa aiba o lista cu activitatile pe care ar trebui sa le intreprinda si sa le prioritizeze pentru a-si usura munca si a avea o evidenta a ceea ce fac.

3. Evitati multitaskingul!

Este de punctat si faptul ca in general, cand angajatii incep o activitate, trebuie sa se focuseze strict pe aceasta si sa evite rezolvarea mai multe task-uri in acelasi timp pentru ca, la un moment dat, isi vor pierde puterea de concentrare si nu vor reusi sa duca la bun sfarsit cele planificate. Angajatii trebuie sa isi desfasoare activitatile pas cu pas.

Costul multitasking-ului consta in scaderea productivitatii intr-un procent de 40%, sustin cei de la American Psychological Association, in articolul „Multitasking: Switching costs”. Cu totii suntem tentati sa realizam mai multe activitati in acelasi timp, indiferent de domeniul in care lucram. De la mail-uri trimise, notificari pe retelele de socializare, telefoane primite, in permanenta exista aceasta dorinta de a avea o atentie distributiva, care ne extenueaza si ne ingreuneaza procesul de lucru si calitatea acestuia, fara sa constientizam in momentul respectiv.

4. Pentru a face fata activitatilor de la birou, nu trebuie sa neglijati odihna!

Un alt factor pe care trebuie sa-l ia in calcul angajatii pentru a-si mentine productivitatea la locul de munca este odihna. Potrivit studiilor realizate pe seama acestui subiect, s-a constatat ca lipsa odihnei si a somnului insuficient au un impact major asupra desfasurarii activitatii la locul de munca, scazand productivitatea.

 

Fiind un subiect extrem de discutat in cadrul companiilor, pe baza productivitatii la locul de munca si a factorilor influentatori, cei de la Eurostat au publicat in 2015 un studiu in cadrul caruia a fost analizata evolutia celor 28 de state membre UE din punct de vedere al eficientei la birou, Romania plasandu-se pe penultimul loc. Conform datelor obtinute, productivitatea pe ora de munca in tara noastra este de doar 51.1%.

In urma acestui studiu, companiile romanesti urmaresc sa depaseasca acest scor de productivitate prin imbunatatirea strategiilor de management, astfel incat, atat managerilor, cat si angajatilor, sa le fie mai usor sa se organizeze, sa-si stabileasca deadline-uri si sa eficientizeze comunicarea cu clientii.

Una din tacticile abordate din ce in ce mai mult de catre companii este implementarea unui sistem de monitorizare a activitatii , care vine cu un set de caracteristici pe baza carora compania isi poate masura performantele, ofera un mediu de lucru sigur si bine organizat, ajutand in acelasi timp si la implementarea unui management sanatos.

Alegerea companiilor de a investi intr-un astfel de sistem s-a resimtit si in cadrul companiei noastre, fiind o companie dezvoltatoare a unui astfel de software, nu ne-a fost greu sa observam faptul ca aceasta aplicatie se bucura de o implementare din ce in ce mai mare in randul clientilor nostri. Ceea ce putem afirma pe baza datelor inregistrate de compania noastra, este faptul ca mediul business din Romania este dornic de a se dezvolta intr-un mod organizat, sa actioneze inteligent si cat se poate de repede, dar in acelasi timp eficient.

enigmaright

Enigma este o solutie software care va ofera o perspectiva de ansamblu asupra modului in care angajatii folosesc computerele la locul de munca.

 

linkedin-icon-32  twitter-icon-32  google-plus-icon-32  facebook-icon-32
Go to top